Przeprowadzka biura jest dużym wyzwaniem logistycznym. Do całego procesu należy odpowiednio przygotować nie tylko sprzęt i wyposażenie biura, ale również pracowników. Wybór firmy przeprowadzkowej i terminu w którym najlepiej będzie dokonać całego procesu to dopiero początek. Poza tym należy zabezpieczyć dokumenty, dokonać inwentaryzacji mebli i urządzeń, poinformować kontrahentów o zmianie siedziby, a w międzyczasie przystosować nową powierzchnię biurową do wymagań firmy.
Ramowy plan działania przy przeprowadzce biura
Planowanie przeprowadzki biura warto rozpocząć od przygotowania planu działania. Najlepiej umieścić go w pliku na serwerze firmowym lub w chmurze. Edytować plik powinny tylko osoby odpowiedzialne za przeprowadzkę. Dostęp do wyświetlania przez pozostałych pracowników zapewni porządek. Pracownicy będą wiedzieć, jaki jest plan działania, co pozwoli im na skuteczne zaplanowanie czasu.
Plan przeprowadzki można podzielić na etapy. Może on wyglądać w następujący sposób:
- Wybór firmy przeprowadzkowej,
- Ustalenie daty przeprowadzki,
- Przystosowanie nowego biura dla potrzeb pracowników,
- Wykonanie inwentaryzacji sprzętu i mebli,
- Spakowanie przy pomocy firmy wyposażenia i dokumentów,
- Przeprowadzka biura,
- Rozpakowanie wyposażenia i rozpoczęcie pracy w nowym biurze.
Wybór firmy przeprowadzkowej
W pierwszym kroku powinniśmy wynająć firmę przeprowadzkową. Pomoc profesjonalistów okaże się nieoceniona, gdy ważny dla nas będzie czas i skuteczne wykonanie całego procesu przeprowadzki. Firma po zapoznaniu się z zakresem przeprowadzki, doradzi w jaki sposób wykonać ją najefektywniej. Dodatkowo wypożyczy sprzęt taki jak pudełka czy kontenery, który zabezpieczy nasz sprzęt i dokumenty.
Ustalenie daty przeprowadzki
Ważne jest, aby cały proces przeprowadzki trwał jak najkrócej. Wybór odpowiedniej daty, która będzie znana odpowiednio wcześniej wszystkim pracownikom pozwoli przygotowanie się do całego procesu.
Przystosowanie nowego biura dla potrzeb pracowników
Jeśli zamierzamy zmienić meble w naszej firmie, przeprowadzka jest na to dobrym momentem. Warto dobrze zaplanować nową przestrzeń biurową. Przede wszystkim musimy zdecydować czy chcemy pracować w tradycyjnym biurze, czy w modnym w ostatnich latach Open Space. To drugie rozwiązanie zwiększa efektywność pracowników i ułatwia komunikację. Często jednak jest negatywnie oceniane ze względu na duży hałas i brak prywatności.
Wykonanie inwentaryzacji sprzętu i mebli
Przed przeprowadzką warto wykonać inwentaryzację posiadanego sprzętu i wyposażenia. To dobry moment na sprzedaż mebli, które zajmują miejsce, a nie są wykorzystywane. Dokładne spisanie całego wyposażenia, pozwoli zachować porządek w trakcie przeprowadzki, jak również zaraz po niej, gdy każdy z pracowników będzie chciał jak najszybciej przystosować do siebie stanowisko pracy w nowym miejscu.
Spakowanie przy pomocy firmy wyposażenia i dokumentów
Profesjonaliści od przeprowadzek firm udostępniają swoim klientom specjalne kontenery, które ułatwią pakowanie sprzętu. Każdy pracownik powinien sam spakować swoje stanowisko pracy. Jeśli posiadamy w firmie ważne dokumenty firmowe, zabezpieczmy je w specjalnych pojemnikach z plombą. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nie weszły one w posiadanie osób trzecich. Jest to szczególnie istotne w przypadku dokumentów zawierających wrażliwe dane osobowe. Odpowiednie posegregowanie rzeczy przed przeprowadzką oraz ponumerowanie opakowań ze sprzętem przyspieszy proces przenosin biura. Jeśli przed przeprowadzką posiadamy czas, warto zniszczyć stare dokumenty, ale tylko wtedy jeśli mamy pewność, że nie będą one już potrzebne.
Przeprowadzka biura
Jeśli cały proces zostanie dobrze przygotowany, sama przeprowadzka nie zajmie dużo czasu. Pracownicy firmy przeprowadzkowej będą zabierać kolejne paczki i umieszczać je w samochodach zgodnie z numeracją. Odpowiednie oznaczenie paczek, pozwoli uniknąć bałaganu w nowym biurze.
Rozpakowanie wyposażenia i rozpoczęcie pracy w nowym biurze
Po procesie przeprowadzki pozostanie nam już tylko rozpakowanie sprzętu i przystąpienie do pracy w nowym otoczeniu.
