Wystawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia firmy. Właściciele przedsiębiorstw zarówno małych jak i dużych, a nawet lekarze i rolnicy zobowiązani są do skrupulatnego prowadzenia księgowości i generowania faktur między innymi dla klientów. Oprogramowanie do faktur może się stać w takiej sytuacji bardzo przydatnym narzędziem, które pozwoli danej działalności się rozwinąć oraz zapewni możliwość prostego utrzymania rachunkowości w zorganizowanym porządku.
Oprogramowanie do wystawienia faktur – niezbędnik każdej firmy
Prowadzenie rzetelnej dokumentacji rachunkowej jest nieodzownym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który ma pod swoją opieką zarejestrowaną działalność gospodarczą. Aby proces fakturowania przebiegał pomyślnie i bez większego trudu, zaleca się zaopatrzenie w specjalne oprogramowanie do przechowywania danych sprzedaży oraz generowania faktur.
Program należy dopasować do potrzeb swojej firmy. Małe i mikro przedsiębiorstwa będą miały nieco inne wymagania co do prowadzenia swojej rachunkowości niż duże koncerny czy spółki. Kluczem jest przeanalizowanie wszelkich czynników, które mogłyby przesądzić o wyborze danego oprogramowania.
Odpowiedni dobór programu do wystawiania faktur może mieć wpływ na wygodę dokonywania transakcji biznesowych, a także na samą przyszłość danego przedsiębiorstwa. Jakie zatem kryteria powinny rozstrzygnąć, czy dane oprogramowanie współgra pod wieloma względami z wymaganiami Twojej firmy?
Czym się kierować, wybierając program do faktur?
Decydując się na zakup oprogramowania do faktur, z pewnością zaleca się dogłębne określenie wymagań swojej firmy, a także dostosowanie swojego wyboru do zakładanego miesięcznego budżetu, jaki można przeznaczyć na narzędzie tego typu. Im więcej konkretnych potrzeb, jakie program powinien spełniać, tym większa selekcja i węższy wachlarz możliwości, co oczywiście może wpłynąć na łatwość w dokonaniu wyboru.
Poniżej przedstawiamy wskazówki, które mogą Ci się przydać przy podejmowaniu decyzji o doborze programu do wystawiania faktur.
1. Cena
Ponoć rozmowy nie powinno się zaczynać od tematu finansów, lecz dla przedsiębiorców owa tematyka jest w końcu a tym przypadku szczególnie istotna.
Cena programów do wystawiania faktur może się różnić ze względu na oferowane usługi. Im więcej dodatkowych funkcji, tym koszt abonamentu rośnie. Nie powinno to mieć większego wpływu na większe korporacje, które operują dużym budżetem, ale ma duże znaczenie dla średnich i małych przedsiębiorstw. W sieci można znaleźć również zupełnie darmowe programy lub darmowe funkcje z limitem dla płatnych oprogramowań.
2. Dostępne funkcjonalności
Większość programów do wystawiania faktur posiada również inne zastosowania. Takie funkcje jak edytowanie faktur, dostępność wystawiania różnych faktur np. faktur VAT, bez VAT, korygujących, proform lub zaliczkowych są uznawane za jedne z ważniejszych.
Niezmiernie pomocne może się również okazać pobieranie danych klienta po numerze NIP czy REGON. Pozwala to zaoszczędzić cenny czas i uniknąć żmudnego, każdorazowego wypełniania danych ręcznie.
Nie powinno się też lekceważyć dosyć rzadko spotykanej możliwości śledzenia statusu swojej faktury oraz ewentualnego przypominania klientom o zaległym uregulowaniu płatności.
Są to dodatkowe atuty, które mogą, a nawet powinny odgrywać ważną rolę w podjęciu decyzji. Opisane udogodnienia zdecydowanie podwyższą komfort użytkowania oraz umożliwią holistyczne, wielozadaniowe podejście do prowadzenia swojej firmy od strony księgowej.
3. Przejrzysty interfejs
Czytelność programu i łatwość w przyswojeniu jego funkcji jest szczególnie ważne w kontekście osób nowych w biznesie. Początki zakładania i prowadzenia firmy są wystarczająco pracochłonne i skomplikowane same w sobie, w związku z czym wystawianie faktur nie powinno być źródłem kolejnych trosk.
W dobrym programie do fakturowania, takim jak Melpe, powinniśmy kierować swoje działania intuicyjnie, bez zbędnego tracenia czasu na wyszukanie konkretnej funkcji.
4. Kontakt z obsługą klienta
Jeśli zarządzasz małą firmą i cenisz sobie stały kontakt z supportem swojego programu, zalecamy wybór takiego programu, który będzie oferował nieprzerwaną pomoc w prowadzeniu księgowości i wystawiania faktur. Pozwoli Ci to zrezygnować z outsourcingu i opłacania zewnętrznego księgowego, co oznacza – zaoszczędzenie środków, które możesz przeznaczyć na dalszy rozwój biznesu.
Jest to opcja korzystna zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie mają dużego doświadczenia w kwestii rachunkowości i fakturowania.
5. Popularność danego rozwiązania
Konkretne oprogramowania do wystawiania faktur są bardzo popularne na rynku nie bez powodu. Ich funkcjonalność, przystępność, a także dopasowanie do potrzeb przedsiębiorców sprawiają, że chętnie się je wybiera i z nich korzysta.
Takie programy często umożliwiają wygenerowanie nielimitowanej liczby faktur, a co więcej – na podstawie zawartych danych przedstawiają raporty finansowe dotyczące firmy, wykresy oraz zestawienia, które mają na celu ułatwić i zoptymalizować rozwój działalności.
Zalety posiadania oprogramowania do faktur
Na podstawie powyższych sugestii wiemy już, że firma, która korzysta z programu do tworzenia faktur może się poszczycić udogodnieniami takimi jak:
- ułatwione gromadzenie i przechowywanie danych,
- błyskawiczne wystawianie i przesyłanie faktur,
- oszczędność czasu i finansów przeznaczanych do tej pory na księgowego,
- Uporządkowanie informacji,
- łatwa obsługa,
- czytelny, intuicyjny system,
- możliwość dokonania korekty na fakturze.
