W trakcie zapoznawania się należy głośno i wyraźnie wymienić swoje nazwisko. Pamiętajmy, że dla nas samych nasze nazwisko jest oczywiste, ale drugiej osobie może być całkowicie nieznane. Na gruncie zawodowym należy podejść do każdej osoby i za każdym razem przedstawiać się, wymieniając nazwisko.
Powiedzmy, że spotykasz kogoś, kto cię nie zna, ale powinien poznać.
Jak to zrobić? Oczywiście przedstawiasz się. Jest to dziś ogólnie przyjęte, również w przypadku pań.
Oczywiście trzeba przestrzegać pewnych zasad dobrego wychowania, m. in. nie wkraczamy między rozmawiające osoby ani nie przeszkadzamy osobie załatwiającej w danym momencie jakąś sprawę. Nawet na przyjęciu. Czekamy na odpowiedni moment.
Wielokrotnie widzę, jak ktoś po prostu przerywa komuś rozmowę, aby się przedstawić. To nie najlepszy początek znajomości…
To, co powinieneś o sobie powiedzieć odbiorcy, zależy od sytuacji i celu spotkania. Wymieniając swoje nazwisko, podajesz również stanowisko i nazwę firmy, w której pracujesz.
Wiele osób uważa, że należy wymienić tylko nazwisko, bo imię nie jest ważne. Coraz częściej jednak ludzie podają zarówno nazwisko, jak i imię:
- Imię jest uzupełnieniem twojego wizerunku, a w przypadku popularnych nazwisk zapobiega pomyłkom.
- Kiedy podajesz swoje imię, osoba, której się przedstawiasz, poznaje twój głos, artykulację, wymowę. Wtedy łatwiej zrozumie i lepiej zapamięta twoje nazwisko wymienione na drugim miejscu.
- Wzmocnisz jeszcze ten efekt, przedstawiając się pełnym zdaniem, np. „Nazywam się…”.
- Przedstawianie się imieniem i nazwiskiem jest na świecie przyjęte. Amerykanie zaś często ograniczają się do imienia. „I’m John. Nice to meet you”. Nie znaczy to jednak, że od razu przechodzisz z nowo poznaną osobą na „ty” i możesz ją traktować na pełnym luzie.
- Osobom utytułowanym i pochodzącym z rodów arystokratycznych zaleca się skromność. Tak więc na przykład doktor Anna Igrek przedstawia się jako Anna Igrek, a Zofia hrabina Iksińska jako Zofia Iksińska.
Imiona są ściśle związane z nazwiskami. Wymieniając swoje imię podczas przedstawiania się, podajemy dodatkową informację, przełamując w ten sposób barierę nieufności.
W trakcie przedstawiania się możemy powiedzieć: „Jestem…”. Jest to jasna i jednoznaczna formuła, która wymaga podania swojego imienia. „Jestem Iksiński”, „Jestem Igrek” – jednak to nie brzmi dobrze. Można zatem powiedzieć: „Jestem Małgorzata Iksińska”, „Jestem Wojciech Igrek”.
Podwójne nazwisko wymienia się w pełnym brzmieniu. Nie do ciebie należy ocena, czy jakaś kobieta powinna była przyjąć nazwisko męża, czy też dodać je do swojego.
Do kobiety niezamężnej, po osiągnięciu przez nią pełnoletności, zwracamy się „pani”. Chyba że ona sama nalega na formę „panna”.
Przedstawiając osobę z tytułem naukowym, wymieniamy ów tytuł, np. „pan profesor Igrek”, „pan doktor Zet”. Nie wymieniamy zawodu, np. adwokat. Również zwracając się do takiej osoby, nie zapominamy o jej tytule, a jeśli jest ich kilka, wymieniamy tylko najwyższy. Koledzy po fachu, rozmawiając między sobą, opuszczają tytuł, co nie znaczy, że powinna to czynić osoba postronna.
- Do osób pełniących funkcje polityczne czy religijne zwracamy się na ogół, wymieniając ich stanowisko, np. panie burmistrzu, księże biskupie.
- W odniesieniu do kobiet wciąż jeszcze stosuje się formę męską pełnionej funkcji, np. „pani mecenas…”, „pani sędzio…”, „pani redaktor…”.
- Nie tytułuje się kobiet tytułami mężów.
Są kraje, w których przyjętym zwyczajem jest zwracanie się do rozmówcy po nazwisku, głównie przy powitaniu i pożegnaniu, np. „Do zobaczenia Mister Smith” (w USA). Tam zapamiętywanie nazwiska i jego prawidłowe wymówienie nabierają szczególnego znaczenia. Taka forma nadaje bardziej osobistą atmosferę spotkaniu, ale nie należy jej nadużywać. W Polsce nie ma zwyczaju zwracania się do kogoś po nazwisku. Przy bliższej znajomości – i obopólnej zgodzie – zwracamy się imieniem, np. „panie Tadeuszu…”. Jeśli więc rozmawiamy z Niemcem, Anglikiem czy Amerykaninem, grzecznie jest wymienić od czasu do czasu jego imię lub nazwisko.
Do Polaka powiemy: „Dzień dobry, co u pana słychać?”, ale do Niemca „Dzień dobry, panie Braun, co nowego u pana?”.
Jeśli chcesz mieć pewność, że nie uchybisz wymogom grzeczności, najlepiej zasięgnij informacji, jak należy się zwracać do danej osoby. Zapytanie w tej sprawie to lepsze rozwiązanie niż niepewność, której nie sposób ukryć.
Zapamiętaj GO!
Będziemy dobrze postrzegani w towarzystwie, jeśli wykażemy się pamięcią do nazwisk naszych rozmówców. Może to okazać się niełatwe w obliczu konieczności zapamiętania kilku lub kilkunastu nowych nazwisk.
- Zanim udasz się na spotkanie, zorientuj się, jeżeli to jest możliwe, kogo tam spotkasz i jak nazywają się te osoby. Naucz się nazwisk.
- Podczas zawierania nowych znajomości zapamiętaj nazwiska jak szkolne wierszyki, a nawet spróbuj je zanotować w ustronnym pomieszczeniu. Szybka ściągawka może ci naprawdę pomóc.
- Jeżeli jednak zapomniałeś czyjeś nazwisko, zapytaj o nie dyskretnie inne obecne osoby.
Ostatecznie możesz zawsze zapytać daną osobę: „Przepraszam, umknęło mi pana nazwisko, czy może mi pan pomóc?”. Pamiętaj jednak, że to pytanie możesz zadać tylko raz! Jeśli ponownie ci się to przytrafi, musisz poradzić sobie w inny sposób. Nie wolno natomiast używać zwrotów w stylu: „Jak pan się nazywa?”. Należy spytać w sposób możliwie najmniej uchybiający rozmówcy.
W sytuacji, gdy przedstawiasz przełożonemu interesanta lub nowego pracownika, istnieje zasada, iż najpierw wymawiasz nazwisko tegoż pracownika/interesanta, a następnie podajesz nazwisko przełożonego.
Poza pracą młodsza osoba jest przedstawiana starszej, a następnie starsza – młodszej. Mężczyzna zostaje przedstawiony kobiecie, po czym wymienione jest nazwisko kobiety.
Podczas wzajemnej prezentacji po podaniu własnego i usłyszeniu nazwiska drugiej osoby, mówimy: „Miło mi pana/panią poznać”.
Zasady:
- Zapoznawaj ze sobą znane ci osoby, a nie przedstawiaj jednej drugiej.
- Zadbaj o to, żeby osoba najważniejsza otrzymywała wszystkie informacje jako pierwsza.
Przedstawienie – prezentację osób można rozpocząć od słów: „Czy mogę państwa poznać?”, albo: „Chciałbym, żeby państwo się poznali”.
Pamiętaj, żeby po przedstawieniu osoby o niższej pozycji następnie przedstawić osobę o wyższej pozycji. Nawet jeśli przypuszczasz, że – dla przykładu – praktykant zna przewodniczącego zarządu – z pracy, z wystąpień publicznych, z widzenia – przedstawiasz go. Przewodniczący musi wiedzieć, jakie informacje o nim przekazujesz.
Poznajesz ze sobą:
- Kierownika wydziału Iksa i nowego pracownika Igreka. W przedsiębiorstwie obowiązuje tylko hierarchia stanowisk. Mówisz zatem: „Chciałbym panów poznać: pan Igrek, pan Iks.
- Dwie osoby na równorzędnych stanowiskach: obowiązuje wtedy kryterium wieku – osobę młodszą przedstawia się starszej – i płci – mężczyznę przedstawia się kobiecie.
- Gospodarza i gościa: gospodarz spotkania powinien się pierwszy dowiedzieć, kogo gości. Najpierw przedstawiasz gości, później gospodarza. Podobnie gdy odwiedza cię w biurze klient.
- Kolegę i klienta: twój kolega jest podporządkowany klientowi, a więc najpierw przedstawiasz kolegę.
Zwierzchnika i petenta.
Zależy od miejsca spotkania i od znaczenia, jakie gość ma dla twego przedsiębiorstwa. Jeśli petent i zwierzchnik zajmują równorzędne pozycje, obowiązuje zasada przedstawiania najpierw gościa. Jeśli nie – gość jest osobą ważniejszą. Jeśli na przykład towarzyszysz swemu szefowi do obcego stoiska na targach, zastanów się dobrze, czy w tym przypadku obowiązuje zasada gospodarza. Wtedy mówisz: „Mój szef, pan Iks – mój klient, pan Igrek”. A jeśli szef stoi znacznie wyżej niż twój klient? Wówczas najpierw przedstawiasz klienta.
Jeśli musisz zapoznać ze sobą więcej osób naraz, obowiązuje taka sama zasada jak przy prezentacji indywidualnej.
Najpierw przedstawiasz daną osobę wszystkim zgromadzonym o równorzędnej lub wyższej pozycji, a dopiero później ona dowiaduje się, kto jest kim.
Zaczynasz od osoby najwyżej postawionej i przechodzisz coraz niżej.
Podobnie przebiega przywitanie. Kiedy już wszystkie nazwiska zostaną wymienione, osoba najwyższej rangi podchodzi do nowo przybyłej i podaje jej rękę. Potem kolejno robią to pozostałe.
Przedstawiając szefowi grupę praktykantów, pamiętaj, że to on jest najważniejszy. Najpierw wymieniasz nazwiska praktykantów, później przedstawiasz im szefa, po czym on kolejno się z nimi wita. Trudne? Tylko na początku. Kiedy zrozumiesz i zaczniesz używać, staje się to chlebem powszednim.
A w kolejnym artykule opowiem o roli wizytówki.
Autor: Anna Urbańska
O Autorze:
ANNA URBAŃSKA – Master Trener Structogramu, metody rozwojowo-edukacyjnej, dzięki której ludzie prawdziwie poznają siebie i mogą być krok przed swoimi zachowaniami. Wiedzę zdobywa u takich mentorów jak Anthony Robbins, Blair Singer, T. Harv Eker, Alex Mandossian czy Brian Tracy. Pracuje z największymi firmami międzynarodowymi. Od 17 lat zarządza Centrum Edukacyjno-Consultingowym CONCRET i jest wiceprezesem zarządu i partnerem Instytutu Colina Rose – jednej z najprężniej rozwijających się szkół językowych. Jeden z nielicznych na świecie neurocaochów.
