5 zasad bardziej efektywnej pracy

W dzisiejszych czasach, kiedy dni mijają niemal niezauważenie, niełatwo jest uporządkować swoje zadania i obowiązki, o całym dniu nie wspominając. Natłok spraw sprawia, że jest ich coraz więcej, a z każdym nowym stanowiskiem wymaga się od nas coraz to więcej. Po pewnym czasie okazuje się, że nazbyt dużo spraw uniemożliwia nam ich wykonanie, dzień nieubłaganie nam się skraca a my kompletnie nie wiemy jak mamy sobie z tym radzić. Kiedy ten natłok spraw zaczyna nas przytłaczać czas najwyższy sięgnąć po sprawdzone sposoby opanowania codzienności. Życie w ciągłym biegu można przecież opanować. Jest kilka prostych sposobów i rad, dzięki którym możemy ułatwić sobie życie, „wydłużyć” nasz dzień i zwolnić. Mamy aż 5 sposobów na klucz do lepszego zarządzania sobą w czasie.

1. Zaplanuj wcześniej swój dzień

Ta prosta czynność zajmuje każdego dnia dosłownie 5 minut. Aż trudno więc uwierzyć, że raz poświęcone 5 minut może w przyszłości przełożyć się na zaoszczędzone aż 60 do 120 minut! Planowanie dnia możemy wykonywać tego samego dnia z rana, lub dzień przed – wieczorem. Zadanie wydawać by się mogło wręcz kuriozalne, lecz naprawdę działa! Jak? Kiedy mamy przed sobą plan działań na dany dzień to łatwiej jest nam się zorganizować. Nie musimy w trakcie dnia planować zadań, przedkładać jednych nad poprzednie ani zastanawiać się, czy aby na pewno zrobiliśmy wszystko co mieliśmy do wykonania. Niby nic, ale już same rozmyślanie o tym, co jeszcze powinniśmy zrobić może zabrać nam wiele cennych minut każdego dnia. Po każdym dniu róbmy podsumowanie a niewykonane zadania przepisujmy na kartkę dnia poprzedniego. Uwierzcie nam, to działa!

2. Naucz się zasady 2 minut

To bardzo ważna zasada, której należy przestrzegać głównie podczas planowania zadań. Podczas wykonywania tej czynności musimy analizować każde zadanie pod kątem czasu, jakie zajmie nam jego wykonanie. Jeśli wiemy, że dana sprawa zajmie nam nie więcej niż 2 minuty – wykonajmy ją od razu. Zwolnimy wtedy miejsce na naszej liście TO DO a także cenne miejsce na to zadanie w naszej głowie.

3. Sprawdź aplikacje do zarządzania czasem

Nie da się ukryć – urządzenia mobilne opanowały nasze życie. Ze świecą szukać przedsiębiorcy, biznesmena, naukowca i studenta, który niemiałby smarfona czy tabletu. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na takie urządzenia rośnie także popyt na aplikacje, które na tychże urządzeniach możemy zainstalować. Popyt ten jest na szczęście szybko zaspokajany, bowiem ilość aplikacji rośnie w zatrważającym tempie, także tych do zarządzania czasem. Są bardzo przydatne – wszystkie listy spraw do zrobienia, kalendarze czy notatniki mamy wówczas zawsze przy sobie. I zajmują one niezmiennie tyle samo miejsca i ważą wciąż tyle samo – tyle, co nasz telefon czy tablet.

4. Wykorzystaj GTD

GTD (ang. Getting Things Done) to znakomita metoda organizacji swojego czasu, pracy, dnia, zajęć, a w konsekwencji także całego swojego życia. Metodę stworzył David Allen. Głównym założeniem GTD jest planowanie swoich zadań w oparciu o pięć etapów:

1. Gromadzenie – na tym etapie musimy zebrać (wypisać sobie) wszystkie zadania, jakie mamy do wykonania w jednym miejscu (może to być kartka papieru, notes lub aplikacja do zarządzania czasem i zadaniami)
2. Analiza – pamiętajmy tutaj koniecznie o zasadzie 2 minut i wykorzystujmy tą zasadę. Musimy przeanalizować zadania pod kątem czasu ich wykonania, pilności i przydatności. Zadania 2-minutowe wykonujemy od razu, sprawy, które nie wymagają większego działania odkładamy do archiwum a inne sprawy porządkujemy.
3. Porządkowanie – na tym etapie musimy pogrupować swoje prace. Możemy je podzielić wg klucza: na najbliższe działania, wymagające wykonania w najbliższym czasie; oczekiwane – czyli takie, które możemy wykonać dopiero po otrzymaniu jakichś informacji lub danych od osób trzecich; kalendarz, projekty – zadania, które musimy wykonać w określonym dniu lub czasie.
4. Przeglądanie – oczywiście samo wypisane i uporządkowanie naszej pracy nie dam nam efektów, jeśli nie będziemy ich przeglądać oraz powtarzać kolejno wszystkich powyższych czynności raz na jakiś czas.
5. Realizacja zadań – co mówi samo za siebie.

GTD to gwarancja idealnej organizacji swojego czasu, co w konsekwencji podniesie znacząco naszą produktywność oraz usprawni nasze całe życie.

5. Pamiętaj o Prawie Parkinsona

Czy słyszeliście kiedyś o Prawie Parkinsona? Jeżeli nie, to koniecznie musicie się z nim zapoznać. Prawo Parkinsona zakłada, że praca, którą mamy wykonać rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu, jaki pozostał nam na jej wykonanie. Oznacza to tyle, że gdy zaplanowany mamy ważny egzamin a do niego dzieli nas miesiąc, to nie uda nam się rozłożyć nauki na dwa tygodnie. Mało tego – nie nauczymy się też wszystkiego na samym początku tej drogi. Naukę zostawimy na sam koniec. Na końcu natomiast okaże się, że te dwa dni w zupełności wystarczą nam do tego, żeby nauczyć się na wspomniany egzamin. Prawo Parkinsona sprawdza się w każdym aspekcie naszego życia, nie tylko podczas egzaminu na studia. W myśl tej zasady trzeba więc pamiętać, aby nasze zadania i plany nie były nazbyt rozłożone w czasie. Dajmy sobie mniejszy termin, zamiast dwóch tygodni dajmy sobie tydzień, zamiast tygodnia – 3 dni. Gwarantujemy, że kiedy skrócimy ten czas to i tak uda nam się zrealizować każde zadanie.

Autor artykułu: Autorem artykułu jest inClick.pl – portal internetowy dający możliwość zlecania pracy studentom przez internet.