Samochód osobowy w działalności gospodarczej

Przedstawiamy 8 zasad księgowania, które przy posiadaniu samochodu osobowego w prowadzonej działalności gospodarczej, trzeba znać!

1. Przepisy o odliczaniu VAT od samochodów zmieniły się znacząco 1 stycznia 2014, a kolejna duża zmiana w tych przepisach miała miejsce zaledwie 3 miesiące później – 1 kwietnia 2014, kiedy to z ustawy usunięto definicję samochodu osobowego (a kluczowe dla prawidłowego odliczania VAT ma fakt, czy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej czy też również do celów prywatnych). Natomiast do przepisów o rozliczaniu kosztów (ustawa o podatku dochodowym) wprowadzono definicję samochodu osobowego 1 stycznia 2014. Te daty mają znaczenie dla wszystkich podatników, którzy już wcześniej rozliczali koszty samochodów: po zmianach mogło okazać się, że dla danego samochodu można odliczać więcej lub mniej podatku VAT, albo też że warunki zaliczania wydatków na ten samochód w koszty są inne, niż jeszcze w zeszłym roku.
2. Jeżeli samochód osobowy jest wpisany do ewidencji środków trwałych, to wszystkie wydatki związane z tym samochodem mogą być zaliczane do kosztów firmowych i to bez żadnych ograniczeń, pod jednym tylko warunkiem: samochód ten jest wykorzystywany do działalności gospodarczej.
3. Jeżeli samochód osobowy jest wpisany do ewidencji środków trwałych, a jego wartość w przeliczeniu na złotówki wynosi więcej niż 20.000 euro, wtedy część amortyzacji, odpowiadająca nadwyżce ponad tą kwotę (proporcjonalnie), nie może być zaliczona do kosztów.
4. Samochodów osobowych nie można amortyzować jednorazowo.
5. Jeżeli przedsiębiorca ubezpiecza samochód osobowy o wartości w przeliczeniu na złotówki większej niż 20.000 euro, wtedy część składki na ubezpieczenie, odpowiadająca nadwyżce ponad tą kwotę (proporcjonalnie), nie może być zaliczona do kosztów.
6. Jeżeli samochód osobowy jest samochodem prywatnym, nie wpisanym do ewidencji środków trwałych i sporadycznie używany do celów działalności gospodarczej, do kosztów można zaliczyć różne wydatki na używanie tego pojazdu (paliwo, opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami, części zamienne, usługi serwisowe i przeglądy, wydatki na eksploatację…), jednak maksymalna kwota zaliczenia tych wydatków do kosztów jest ograniczona do tzw. kilometrówki. Przedsiębiorca ma obowiązek dla takiego samochodu, a właściwie dla wyjazdów służbowych, spodządzić ewidencję przebiegu pojazdu. Po przemnożeniu ilości przejechanych służbowo kilometrów z tej ewidencji przez stawkę z rozporządzenia (0,8358zł dla pojazdów o poj. skok. pow. 900 cm3), otrzymujemy tą maksymalną kwotę, do której wydatki na użytkowanie samochodu mogą być wpisane do księgi podatkowej jako koszty. Jeżeli wydatki opiewają na kwotę mniejszą niż kilometrówka – wpisujemy całą kwotę wydatków do księgi.
7. Jeżeli przedsiębiorca zadeklaruje do urzędu skarbowego, że samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej (deklaracji takiej dokonuje się na specjalnym formularzu VAT-26), będzie miał prawo do odliczenia 100% VAT od wszelkich wydatków, związanych z tym samochodem. Nawet od wydatków na paliwo! Co ważne, deklaracja używania samochodu wyłącznie do celów służbowych musi mieć potwierdzenie w prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji przebiegu pojazdu.
8. Jeżeli przedsiębiorca nie zgłosił samochodu osobowego na formularzu VAT-26 i/lub nie prowadzi dla tego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu, wtedy przysługuje mu prawo do odliczenia tylko 50% VAT od wydatków takich jak opłaty leasingowe, wydatki eksploatacyjne, części zamienne, usługi serwisowe, przeglądy, opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami. Tak jak w poprzednich latach, nie można odliczać VAT od paliwa do takich samochodów (przepis ten ma się zmienić w połowie roku 2015).
   .
   .

Autor: Artykuł przygotowany przez ekspertów współtworzących oprogramowanie z linii Streamsoft PCBiznes.